POLÍTICA DE PRIVACIDADE E PROCESSAMENTO DE DADOS DA OUTSIDE THE BOX

A empresa OTBOX Creative Design, Lda, com o NIPC 510966195, com Sede na Oliva Creative Factory, Rua da Fundição nº140, 3700- S. João Da Madeira, Portugal é representada pela marca Outside The Box.

A OTBOX Creative Design, Lda, doravante referida apenas como Outside The Box, é a responsável pela guarda e tratamento de todo os dados pessoais recolhidos, ou de quaisquer dados pessoais que nos forneça por qualquer via de comunicação. Comprometemo-nos a respeitar a privacidade dos utilizadores, e a assegurar a confidencialidade e segurança dos dados pessoais recebidos, em estreito cumprimento da legislação em vigor.

Todos os dados pessoais que recolhemos são da exclusiva propriedade da Outside The Box. Ainda assim, utilizamos softwares para registo, guarda e tratamento de dados, mas que se encontram igualmente em conformidade com a legislação. Nenhum destes softwares ou entidades gestoras dos mesmos detém qualquer propriedade sobre os seus dados, ou qualquer direito de utilização fora dos termos aqui descritos.

Os termos aqui descritos descrevem as nossas práticas no tratamento das informações pessoais ou empresariais que nos fornece ou que recolhemos em qualquer meio de comunicação digitais*.

(*) Doravante entenda-se por “meios de comunicação digitais” o nosso website, a nossa newsletter, e redes sociais onde partilhamos trabalhos da Outside The Box.

Para seu conhecimento, saiba que todos os termos e políticas de privacidade aqui descritos também se estendem aos dados pessoais recolhidos offline.

É aconselhável ler estes termos e políticas de privacidade para estar informado sobre as nossas práticas.

Práticas gerais de privacidade e processamento de dados pessoais:

1. Fazemos recolha de dados online e offline. Alguns dados são transmitidos e entregues diretamente pelos seus titulares por telefone, email entre outros, ou no preenchimento dos formulários do site. Outros dados são recolhidos automaticamente no nosso site ou newsletter.
2. No site recolhemos os dados pessoais: nos formulários de contacto do site, no registo na nossa lista de comunicação (Newsletter), através de cookies e outras ferramentas de acompanhamento.
3. Não vendemos quaisquer dados que nos fornece, nem os utilizamos para emails de marketing, spam ou de alguma outra forma indevida.
4. Ao fornecer os seus dados saiba que apenas nos dá permissão para utilização pela nossa empresa e para os efeitos relacionados com o seu pedido ou autorização.
5. Tempo de guarda dos dados:
   • Os seus dados serão mantidos durante o tempo necessário para os devidos efeitos, seja para o cumprimento da relação comercial, consultas comerciais, divulgações de marketing autorizadas ou solicitadas por si ou outras obrigações legais.
   • Todos os dados registados poderão ser guardados por tempos diferentes, consoante o tipo de dados, a autorização que nos for concedida e o efeito para que se obtêm.
   • São geralmente apagados ou arquivados, sempre que se tornem obsoletos ou não mais necessários para efeito nenhum, ainda que o seu consentimento de utilização ainda esteja válido.
6. Os dados não são partilhados com outras entidades, salvo nos seguintes casos:
   • A partilha seja necessária para o desenvolvimento dos serviços que nos requisita. E nesses casos, apenas será partilhada a informação estritamente necessária para o efeito. Poderão ser partilhados com parceiros que colaboram com a OUTSIDE THE BOX no desenvolvimento do seu projeto ou para a criação de orçamentos. Os nossos parceiros de trabalho são nacionais e garantem-nos o cumprimento desta política de privacidade, garantindo o mesmo sigilo e segurança sobre os seus dados e a não utilização fora do âmbito do projeto em questão.
   • Os softwares que utilizamos ou entidades responsáveis pelos mesmos, poderão ter acesso aos seus dados apenas para efeitos de suporte quando a Outside The Box o solicita, não tendo quaisquer outros direitos de utilização.
7. Os seus dados são registados em sistemas e softwares considerados seguros e adequados à informação que registamos, e que se encontram sempre com as atualizações necessárias e aconselhadas pelos mesmos. Procuramos sempre que os dados estejam protegidos da melhor forma, utilizando softwares seguros para que não sejam acedidos de forma indevida.
8. Os seus direitos: a Outside The Box garante que todos os titulares de dados pessoais possam exercer os seus direitos:
   • Direito a saber que dados temos sobre si, o processamento que efetuamos desses dados e porque o fazemos;
   • Direito a corrigir os dados que temos sobre si ou solicitar a sua correção;
   • Direito a decidir sobre a limitação ou oposição ao tratamento dos seus dados, exceto para os efeitos legais obrigatórios;
   • Direito ao “esquecimento”: tem o direito de nos contactar e pedir para que apaguemos os seus dados dos nossos registos, caso se verifique que: os dados deixam de ser necessários; retire o seu consentimento, desde que aplicável na situação em causa; já não existe nenhum interesse legitimo para defesa de direitos de ambas as partes; já não existe nenhum fundamento legal para os mantermos. O seu pedido será analisado para verificação da possibilidade do mesmo e ser-lhe-á indicado se foram apagados todos os dados, e se não o forem, por que razão.
   • Direito à portabilidade: Caso os seus dados pessoais sejam guardados em meios digitais e automatizados, poderemos entregar-lhe os dados que tivermos em nossa posse, num formato corrente, nos termos da lei atual e dentro do que nos for viável efetuar. O pedido terá de ser efetuado pelo próprio titular dos dados, basear-se num fundamento legal e legítimo e não ser contra a liberdade e direitos de terceiros.
   • Direito de apresentar uma reclamação: todos os titulares de dados pessoais que temos em nossa posse e, que considerem que os seus dados não estão a ser tratados de acordo com o regulamento em vigor, podem apresentar a sua reclamação junto da entidade reguladora – Comissão Nacional de proteção de dados.

Dados pessoais que recolhemos e porquê?

Dados de Clientes: Ao tornar-se nosso cliente terá de nos fornecer dados dos mais variados: contactos comerciais ou pessoais, dados para efeitos legais, etc. Todos os seus contactos como cliente são registados para os devidos efeitos, podendo a Outside The Box utilizá-los para efeitos legais obrigatórios, ou para contactos sobre a nossa relação comercial por telefone, email ou outro meio de contacto que nos ceda para esse efeito (skype, whatsApp, etc).

Os seus dados poderão ser partilhados com parceiros para efeitos de desenvolvimento de projetos em curso. Todos os nossos parceiros garantem-nos a não utilização dos dados pessoais de forma indevida, nem fora do âmbito do seu projeto ou serviços contratados para os devidos efeitos legais e de desenvolvimento do seu trabalho.

No Website: A Outside The Box recolhe alguns dados no website www.outsidethebox.pt, para lhe poder dar uma melhor experiência de navegação e compreendermos como os nossos utilizadores interagem com o nosso website. Estes dados são recolhidos pelas chamadas cookies e outras tecnologias de acompanhamento digital (beacons ou web pixels), instaladas no website e ligados a softwares seguros de terceiros, como sejam ferramentas de google analytics.

As cookies são utilizadas para diferentes efeitos como o bom funcionamento do website, estatísticas e acompanhamento de comportamento. Algumas destas cookies são meramente funcionais para que possamos apresentar-lhe vídeos e outras funcionalidades. Os dados recolhidos desta forma são sobre o seu IP, o browser de navegação que utiliza, a sua localização, de onde chegou à nossa página, etc. Saiba tudo sobre as ferramentas de acompanhamento que utilizamos e para que servem.

Pedidos de contacto através de formulários no site ou outros meios de comunicação: Os contactos efetuados através dos formulários de contacto, são enviados para um email da nossa empresa e guardados numa ferramenta de acompanhamento de clientes e potenciais clientes. Essa informação é mantida durante o tempo que se considerar necessário para dar seguimento e resposta aos pedidos efetuados, realização de propostas ou projetos a decorrer.

Os dados pessoais fornecidos diretamente pelos utilizadores nos formulários de pedido de contacto (no nosso website) ou fornecidos por qualquer outro meio de comunicação, para pedidos de informação ou consultas comerciais são apenas para utilização interna pela Outside The Box e são tratados de forma confidencial, respeitando os seus direitos pessoais. Esses dados são apenas utilizados para os devidos efeitos e acompanhamento do contacto efetuado e não serão vendidos a terceiros nem utilizados para ações de marketing ou envio de emails de comunicação de marketing, nem quaisquer outros fins indevidos e não solicitados.

Dados de colaboradores: Apenas registamos os dados necessários para os âmbito legais dos contratos em vigor e apenas são utilizados para a gestão do trabalho e obrigações legais de ambas as partes. Podem ser passados a terceiros apenas para o cumprimento de obrigações legais (seguro de acidentes de trabalho, Higiene e segurança no trabalho, etc), sendo apenas passados os dados estritamente necessários para os respetivos efeitos. Todos os nossos parceiros garantem-nos a não utilização dos dados de colaboradores de forma indevida, nem fora do âmbito dos serviços que temos contratados para efeitos legais.

Dados de outras pessoas: Os pedidos de contacto ou pedidos de propostas que recebemos chegam-nos de diferentes meios de comunicação e não apenas online, sendo esse dados apenas guardados para os devidos efeitos, consoante o pedido que nos é efetuado. Estes dados apenas são guardados para podermos responder às solicitações que nos chegam. São guardados durante o tempo que se considerar necessário para responder às solicitações que nos chegam, sendo depois apagados quando já não forem necessários.

Newsletter: A subscrição da nossa lista de comunicação, a Newsletter, pede alguns dados pessoais para podermos enviar-lhe a nossa newsletter por email, com as nossas informações de interesse geral, atualizações importantes e comunicações de marketing sobre o nosso trabalho, serviços ou outras informações relacionadas com a nossa área. São informações que consideramos serem relevantes para os utilizadores, ou apenas para lhe desejar um dia feliz em datas especiais. O registo é efetuado por si e pode remover-se em qualquer altura através do link que disponibilizamos em todas as newsletters que enviamos. Se precisar também pode enviar um email para geral@outsidethebox.pt com o seu pedido.

Nas newsletters que lhe enviamos recolhemos ainda outras informações sobre a sua interação e atividade com a newsletter e o site, como por exemplo, se viu a newsletter, se clicou em algum link, que páginas visualizou do nosso website etc. Essa recolha é efetuada através de cookies e outras tecnologias de acompanhamento, para sabermos o seu interesse nos assuntos dos emails que lhe enviamos e a sua interação com o nosso conteúdo. Utilizamos estas ferramentas para procurar ir ao encontro dos interesses dos nossos utilizadores. Ao se registar está a dar o seu consentimento para este tipo de registo e processamento dos seus dados pessoais. Pode saber mais informações sobre as cookies e outras ferramentas de acompanhamento da newsletter abaixo.

Como são utilizados os seus dados

Os dados recolhidos e fornecidos diretamente de clientes, potenciais clientes, fornecedores ou outras entidades serão utilizados para a gestão dos devidos efeitos legais ou contactos comerciais necessários, bem como para comunicação de informações pertinentes para o desenvolvimento ou melhoria dos projetos propostos ou adjudicados.

Dados fornecidos apenas para pedidos de informação ou consultas, apenas são utilizados para essa finalidade, e não são alvo das nossas comunicações via newsletter. Caso tenha interesse pode registar-se e passar a recebê-la para se manter informado da nossa atividade.

Os dados pessoais ou empresariais recolhidos de clientes poderão ser partilhados com os nossos colaboradores ou fornecedores, e utilizados para o desenvolvimento dos serviços ou trabalhos propostos e adjudicados, sendo que apenas serão facultados os dados estritamente necessários para o efeito.

Ao se relacionarem connosco, os nossos clientes, entendem e autorizam que os seus dados pessoais e meios de contacto, possam ser utilizados pela Outside The Box para efeitos legais obrigatórios ou qualquer contacto necessário para os projetos adjudicados, no sentido de dar seguimento ao seu trabalho.

Como também disponibilizámos o nosso email no website, recebemos alguns emails diretos de pedidos de informação ou envio de currículos de utilizadores. Estes dados e currículos são objeto de análise pela Outside The Box para podermos dar uma resposta. Este tipo de informações partilhadas e enviadas pelos utilizadores apenas são utilizadas para podermos responder adequadamente ao pedido efetuado. Não serão utilizados para efeitos de marketing.

Todos os meios de contacto ou currículos são guardados por tempo indeterminado, que será até se considerarem desatualizados ou poderão ser eliminados de imediato caso não sejam considerados úteis ou pertinentes.

Os dados registados na newsletter são guardados para envio de emails de marketing, e são processados para obtermos estatísticas de abertura, cliques, interação com o conteúdo da newsletter, etc, de forma a podermos enviar conteúdos que sejam do interesse de quem se regista. Alguns conteúdos poderão ser personalizados para si, de acordo com o seu perfil e interação.

Quais as medidas de segurança que utilizamos

A Outside The Box protege de forma diligente e adequada todos os dados pessoais recolhidos ou enviados, com a encriptação de dados necessária, e respeitando a política de segurança e as permissões de processamento de todos os dados pessoais. Utilizamos apenas softwares ou entidades que nos garantem essa mesma segurança e sigilo, e efetuamos sempre as atualizações necessárias.

Termos de utilização do website e newsletter:

Compromisso, direitos e deveres:

Aqui explicamos o nosso compromisso consigo e as permissões que nos está a dar ao visitar o nosso website ou ao registar-se na nossa newsletter e interagir com ela.

A Outside The Box não utiliza nos seus meios de comunicação digitais (**) quaisquer instrumentos que possam prejudicar o utilizador ou os seus suportes (computador, telemóvel, etc) de visualização dos nossos conteúdos, e comprometem-nos a disponibilizar dentro das nossas melhores capacidades, um website livre de vírus ou outras ferramentas que possam prejudicar o utilizador que o visita.

(**) Entenda-se por “meios de comunicação digitais” o nosso website, a nossa newsletter, e redes sociais onde partilhamos trabalhos da OUTSIDE THE BOX.

A Outside The Box apresenta no seu website conteúdos da sua autoria, com direitos de autor e propriedade intelectual. Os trabalhos que apresentamos no nosso portfolio são nossa propriedade intelectual, ainda que sejam propriedade dos clientes para quem os produzimos, mas que nos conferem direito a apresentar o trabalho como sendo da nossa autoria.

Os conteúdos ou trabalhos apresentados nos nossos meios digitais são propriedade intelectual da Outside The Box e o utilizador que nos visita compromete-se a não utilizar ou copiar no todo ou em parte estes conteúdos para: utilização indevida; seu próprio benefício sem uma autorização expressa da nossa parte; publicação em qualquer meio ou forma, sem o nosso consentimento ou sem a respetiva atribuição de crédito à nossa empresa.

Apenas os colaboradores da Outside The Box são livres de apresentar nos seus currículos ou portfolios os trabalhos que desenvolvem na e para a Outside The Box e seus clientes, com o nosso devido consentimento prévio. Caso não permita que o seu trabalho integre o nosso portfolio poderá fazer-nos chegar o seu pedido. A sua vontade será transmitida igualmente aos colaboradores envolvidos de forma a que não o apresentem no seu respetivo portfolio.

Permissão de dados registados online

O website e newsletter da Outside the Box registam cookies e utilizam ferramentas de acompanhamento para diferentes finalidades, explicadas abaixo.

Qualquer pessoa, ao navegar no nosso website ou registar-se na nossa newsletter está a dar-nos o seu consentimento para:

• o registo de cookies e outras ferramentas de acompanhamento no seu browser,
• a guarda e processamento dos dados recolhidos,

para nossa utilização apenas interna e de acordo com a nossa Política de privacidade e os termos indicados abaixo.

O que são Cookies (e outras ferramentas de acompanhamento)

Cookies são pequenos ficheiros que são guardados no seu browser de navegação (Google chrome, Internet explorar, Safari, etc) no computador, tablet ou telemóvel, quando visita o nosso website. São maioritariamente usadas por serviços online para, por exemplo, poder fornecer funcionalidades extra, permitindo que estas funcionem de forma correta, ou para obter estatísticas e relatórios do seu funcionamento.

As Cookies são definidas pela Outside The Box no desenvolvimento de funcionalidades no website (denominadas “first party cookies”) ou pelos serviços que integramos, como por exemplo, o Mailchimp que utilizamos para a gestão das newsletters. Estas são as “third party cookies”, cookies de serviços externos que integramos no website. “Third party cookies” permitem-nos obter e fornecer aos utilizadores mais funcionalidades destes serviços externos. Estes serviços externos que registam as “third party cookies” podem assim reconhecer o seu browser a cada vez que visita o nosso website.

Porque utilizamos Cookies

O nosso website utiliza cookies, e outras ferramentas de acompanhamento para fornecer aos utilizadores funcionalidades extra ligadas a serviços que utilizamos, e permite-nos obter relatórios e estatísticas.

Utilizamos estas ferramentas para podermos fornecer uma melhor experiência aos utilizadores nos nossos meios de comunicação digital, através da análise dos relatórios e estatísticas.

As cookies servem para registarmos informações que nos permitem:

• servir algumas funcionalidades básicas, como visualização de vídeos do nosso canal do Vimeo, guardar a sua sessão para o envio de formulários enquanto os preenche, etc;
• fazer um acompanhamento da sua atividade e comportamento online: saber que páginas visitou por exemplo;
• compreender e melhorar a experiência dos utilizadores no nosso website e perceber as páginas e assuntos que suscitam maior interesse através de estatísticas de visualização das páginas e caminho percorrido pelos utilizadores no site;
• fazer acompanhamento das newsletters, para saber quem clicou na newsletter e veio visitar o nosso website ou redes sociais;
• reconhecer, ainda que de forma anónima e genérica, quantos utilizadores nos visitam de forma frequente o nosso website e quantos são novos utilizadores.

As cookies no nosso website são anónimas e principalmente utilizadas para efeitos estatísticos e acompanhamento dos utilizadores no nosso website e saber quantos utilizadores seguem para outros meios digitais da Outside The Box, como as nossas redes sociais.

Todos os dados recolhidos não são vendidos a nenhuma entidade externa à nossa empresa. Apenas servem para uso interno da Outside The Box. Esses dados poderão ser visualizados por outras entidades ou serviços apenas para nos fornecerem apoio técnico, não tendo essas entidades quaisquer direitos sobre os seus dados nem podendo utilizá-los de qualquer forma senão para nos fornecerem serviços no âmbito da nossa atividade.

Tipo de cookies

As cookies que utilizamos no nosso website são na sua maioria “persistent cookies”, mas obtém informações genéricas e não nos permitem identificar pessoalmente um utilizador em particular, embora permitam saber alguns dados pessoais sobre o utilizador, como por exemplo onde se localizam os utilizadores, o browser que utilizam, e outros dados semelhantes.

As “persistent cookies” não são apagadas quando fecha o browser de navegação. Elas mantêm-se guardadas para sabermos quando volta ao nosso website novamente. São guardadas pelo máximo de 24 meses. Mas pode sempre, através das configurações do seu browser de navegação, fazer com que elas sejam apagadas sempre que fecha o browser.

Alguns cookies poderão estar interligados entre si (p.e. cookies do website com as cookies da newsletter), e desta forma permitem-nos saber que é um utilizador específico e se clicou num link da nossa newsletter e visitou o nosso website.

Cookies que utilizamos:

Google analytics: “persistent cookies” com a duração de 24 meses – são cookies de estatísticas e acompanhamento do comportamento do utilizador. Permitem-nos saber quantas vezes visita o nosso website, qual o browser que está a utilizar, qual a sua localização, e outros dados sobre a sua atividade no nosso website. Não nos permite saber quem é o utilizador em particular. O Google permite-lhe desativar as permissões de utilização da sua informação registada na web (no nosso website e em todos os que visita) e pode também conhecer a política de privacidade do google analytics aqui: https://policies.google.com/privacy.

Veja como pode desativar as ferramentas de acompanhamento do google analytics neste link oficial do google: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/?hl=pt-PT

Cookies do Vimeo: são cookies de acompanhamento do google e Vimeo respetivamente para visualização de vídeos do vimeo que integramos no nosso website e recolhem estatísticas de visualizações.

Cookies de ligação a redes sociais (Facebook, Instagram, Pinterest, Linkedin, etc): “Third party cookies” – permitem-nos recolher estatísticas de partilha do nosso conteúdo e se visitam as nossas páginas em redes sociais. Estas redes sociais registam cookies no seu browser quando efetua a partilha, mas não é a Outside The Box que tem controle sobre a implementação destas cookies de terceiros. Como tal, sugerimos que se informe nos respetivos websites para obter informações sobre as cookies que registam e, como pode gerir as suas preferências ou impedir que a sua informação seja utilizada para finalidades que não pretende.

Cookies do HubSpot: “persistent cookies” com a duração de 24 meses – são cookies de estatísticas e acompanhamento. Permitem-nos conhecer comportamentos e visitas de determinado utilizador, se o mesmo já realizou algum pedido de contacto no nosso website, se já tinha visitado o nosso site antes, com que frequência visita o nosso site, etc.

Outras cookies e ferramentas de acompanhamento:

As nossas newsletters contêm pixel gifs, conhecidos por web beacons. São ficheiros de imagem que contém um identificador específico que nos permite reconhecer o subscritor e se este abriu ou clicou na nossa newsletter. Estas tecnologias registam o email do utilizador e permitem-nos direcionar novos emails de acordo com o seu comportamento em emails previamente enviados.

Permitem-nos ainda registar para esse subscritor, o seu IP, data e hora de abertura ou clique no email enviado da newsletter. Utilizamos estes registos para efeitos de estatísticas e, por vezes, para determinar o envio de novos emails de seguimento do seu comportamento, em resposta a comportamentos prévios.

As ferramentas de acompanhamento do software de gestão de newsletters são registadas nos emails que enviamos, para podermos analisar a sua interação com as nossas newsletters. Ao subscrever a nossa newsletter está a aceitar a utilização destas tecnologias. Não pode desativar estas ferramentas, mas a sua maioria necessita de cookies ativas no seu browser para bom funcionamento.

O que fazemos com a informação das cookies?

O registo de cookies ao longo do tempo permite-nos saber:

1. quantos utilizadores são novos utilizadores (vieram pela primeira vez)

2. quantos utilizadores estão a voltar ao nosso site novamente;

3. quantas vezes os nossos conteúdos são visualizados ou partilhados em redes sociais;

4. quanto tempo, em média, o utilizador passa no nosso website;

5. quais os subscritores da nossa newsletter que mais interagem com o nosso conteúdo; 6. que conteúdos são de maior interesse para os utilizadores do nosso website.

Afinal, o que significa toda esta informação de cookies?

Ao visitar e navegar no nosso site ou subscrever a nossa newsletter, significa que está a aceitar a utilização e registo destas ferramentas para os efeitos descritos acima. Poderá estar a ser acompanhado pelo seu percurso no nosso site, mas na grande maioria dos casos, será apenas será um utilizador anónimo.

Pode sempre impedir que sejam gravadas no seu browser ou controlar o registo destas cookies nas diferentes redes sociais que utiliza, no google, etc…

Os seus direitos sobre as cookies:

Tem o direito de decidir se pretende ou não aceitar o registo de cookies. Pode controlar os cookies que guarda no seu browser, pode impedir o registo de quaisquer cookies no seu browser e pode controlar as suas preferências em diferentes sites e ferramentas que utiliza como o google e o facebook, entre outros.

Termos de Subscrição da Newsletter da Outside The Box:

A informação da subscrição da nossa newsletter é enviada e guardada no software de gestão de envio de newsletters, que serve para a guarda e processamento dos seus dados, bem como para a nossa gestão de envio de newsletters.

O utilizador tem a possibilidade de subscrever a nossa newsletter para receber as nossas comunicações por email e manter-se a par das nossas novidades. Esta subscrição é efetuada online nos formulários que disponibilizamos nos nossos meios de comunicação digital.

Consentimento dado na subscrição da Outside The Box:

Ao efetuar a subscrição está a dar-nos autorização para lhe enviarmos newsletters via email, com comunicações de marketing, sobre a nossa atividade, promoções ou informações gerais, para o contacto que nos fornece. Está ainda a dar-nos autorização para registo e processamento dos seus dados pessoais para lhe podermos enviar estes emails de forma pontual ou automatizada, e que poderão ser mais ou menos direcionados ao seu perfil e de acordo com a sua atividade.

Ao registar-se na nossa Newsletter, está a aceitar a nossa Política de Privacidade.

Atualização de políticas e termos

Todas as novas atualizações efetuadas a esta política serão publicadas no nosso website, nesta página ou em outra similar caso alteremos o website, pelo que deverá consultá-las sempre que necessite ou tenha dúvidas. E pode sempre contactar-nos em caso de dúvida.